Zatrudnienie nowego pracownika to złożony proces, który wymaga nie tylko wyboru odpowiedniego kandydata, ale także dopełnienia wielu formalności prawnych i administracyjnych. Przygotowanie kompletu dokumentów przed podpisaniem umowy to kluczowy etap, który pozwala uniknąć problemów formalnych oraz przyspiesza wdrożenie nowej osoby do zespołu. Poniżej przedstawiamy kompleksowy przewodnik po dokumentach, które należy zgromadzić i przekazać przed rozpoczęciem pracy – zarówno w przypadku umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawnej.
Dokumenty wymagane przy zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę
Kwestionariusze osobowe
Pracodawca powinien przygotować dwa rodzaje formularzy:
- Kwestionariusz dla kandydata do pracy – zawiera podstawowe dane osobowe, dane kontaktowe, informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym.
- Kwestionariusz dla osoby przyjmowanej do pracy – bardziej szczegółowy dokument, zawierający m.in. adres zamieszkania, numer PESEL, numer konta bankowego oraz dane członków rodziny, jeśli są potrzebne do celów ubezpieczeniowych lub podatkowych.
Podstawę prawną stanowi art. 221 Kodeksu pracy.
Skierowanie na badania lekarskie
Zgodnie z art. 229 Kodeksu pracy, każdy nowy pracownik musi posiadać aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy. Pracodawca:
- Wystawia skierowanie na badania wstępne.
- Pokrywa koszty badań.
- Otrzymuje orzeczenie od pracownika i umieszcza je w aktach osobowych.
Zgody na przetwarzanie danych osobowych (RODO)
Dwa rodzaje zgód są niezbędne:
- Zgoda na przetwarzanie danych na potrzeby rekrutacji.
- Zgoda na przetwarzanie danych na potrzeby obsługi kadrowo-płacowej po zatrudnieniu.
Zgody muszą być pisemne i przechowywane zgodnie z przepisami RODO.
Wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego
Pracownik może zgłosić członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. Pracodawca powinien przekazać formularz do wypełnienia i zgłosić wskazane osoby do ZUS.
Informacja o zasadach równego traktowania
Zgodnie z art. 941 Kodeksu pracy, pracownik musi otrzymać informacje dotyczące równego traktowania i potwierdzić zapoznanie się z nimi. Zazwyczaj są to wyciągi z Kodeksu pracy (art. 183a–183e oraz 942–943).
Oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich
Osoby wychowujące dzieci mogą złożyć oświadczenie dotyczące:
- prawa do dodatkowego urlopu,
- zgody na pracę w nadgodzinach, porze nocnej, systemie przerywanym lub delegacjach.
Oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu
Dotyczy pracowników dojeżdżających z innej miejscowości. Na jego podstawie możliwe jest zastosowanie wyższych kosztów uzyskania przychodu przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy.
Oświadczenie o rezygnacji z PPK
Zatrudnieni automatycznie przystępują do Pracowniczych Planów Kapitałowych. Jeśli chcą zrezygnować, muszą złożyć odpowiednie oświadczenie.
Formularz PIT-2
Dokument pozwala pracodawcy na odliczanie miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy. Złożenie PIT-2 jest dobrowolne, ale korzystne dla pracownika.
Umowa o pracę
Finalnym dokumentem jest umowa o pracę. Powinna być podpisana:
- w formie pisemnej,
- najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy,
- w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron.
Rodzaje umów: na okres próbny, na czas określony, na czas nieokreślony.
Dokumentacja osobowa to kluczowy aspekt pracy w dziale kadr, dlatego warto dbać o bieżącą znajomość przepisów z nią związanych. W tym celu doskonałym wsparciem mogą być szkolenia z teczki osobowej pracownika.
Dokumenty do umowy zlecenia i innych umów cywilnoprawnych
Umowy cywilnoprawne nie podlegają Kodeksowi pracy, ale w praktyce wiele dokumentów jest wymaganych:
Oświadczenie zleceniobiorcy
Podstawowe dane niezbędne do identyfikacji zleceniobiorcy i przygotowania umowy.
Zgoda na przetwarzanie danych
Na potrzeby zawarcia umowy, obsługi rozliczeń i zgłoszenia do ZUS.
PIT-2
Od 2023 roku osoby wykonujące zlecenia mogą złożyć PIT-2.
Oświadczenie o ubezpieczeniu chorobowym
Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne – zleceniobiorca musi złożyć oświadczenie, jeśli chce z niego skorzystać.
Umowa zlecenie
Powinna zostać sporządzona na piśmie, określać zakres prac, wynagrodzenie, terminy oraz warunki wypowiedzenia.
Sposoby dostarczania dokumentów nowemu pracownikowi
Tradycyjna forma papierowa
Najbardziej klasyczna forma – dokumenty są przekazywane osobiście lub pocztą. Wadą jest czasochłonność i ryzyko błędów administracyjnych.
Systemy i onboarding elektroniczny
Nowoczesne rozwiązania pozwalają zautomatyzować proces:
- Elektroniczne formularze i podpisy – szybki obieg dokumentów bez konieczności fizycznej obecności pracownika.
- Onboarding online – tworzenie dedykowanych stron informacyjnych, dostępnych dla nowego pracownika 24/7.
- Elektroniczna kartoteka pracownika – przechowuje dokumenty, certyfikaty, badania, umowy i szkolenia.
Zdobądź pełną wiedzę o dokumentacji pracowniczej!
Prawidłowo prowadzona dokumentacja kadrowa to podstawa efektywnej pracy działu HR i gwarancja spokoju podczas ewentualnych kontroli. Centrum Verte zaprasza na praktyczne szkolenie z dokumentacji pracowniczej, podczas którego nauczysz się, jak właściwie prowadzić akta osobowe, jakie dokumenty są wymagane oraz jak uporządkować teczki pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Szkolenie prowadzone jest przez ekspertów z wieloletnim doświadczeniem, którzy w przystępny sposób wyjaśnią wszystkie istotne zagadnienia i odpowiedzą na Twoje wątpliwości. Weź udział w szkoleniu i zadbaj o to, by Twoja dokumentacja kadrowa była w pełni zgodna z prawem!
Podsumowanie
Zatrudnienie pracownika wymaga zgromadzenia szerokiego zestawu dokumentów – zarówno tych wymaganych przez prawo, jak i praktycznych z punktu widzenia organizacji. Im bardziej zorganizowany proces onboardingu, tym większe szanse na szybkie i bezproblemowe rozpoczęcie współpracy. Korzystanie z nowoczesnych narzędzi HR pozwala nie tylko skrócić czas formalności, ale także zbudować profesjonalny wizerunek firmy w oczach nowych pracowników.
Chcesz znać przepisy dotyczące akt pracowniczych? Zapisz się na szkolenia z akt osobowych!