Po sierpniowym podpisie nowelizacji VAT przez Prezydenta stało się jasne, że obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF wejdzie w życie w 2026 r. w dwóch falach: od 1 lutego dla największych podatników oraz od 1 kwietnia dla pozostałych. To zamyka etap niepewności dla każdego działu finansów i IT.
Dodatkowy czas dla najmniejszych firm
Ustawa przewiduje odroczenie do końca 2026 r. dla podmiotów o bardzo niskich obrotach (około 10 tys. zł miesięcznie). W praktyce jednak wielu z nich i tak będzie musiało odbierać e-faktury od dużych kontrahentów wcześniej, bo to oni będą narzucać standard wymiany danych i akceptacji dokumentów. To oznacza, że „brak obowiązku wystawiania” nie zwalnia z konieczności technicznej gotowości po stronie odbioru.
Rok 2026 jako bufor bezpieczeństwa
Na czas przejściowy do 31 grudnia 2026 r. przewidziano kilka ułatwień:
- brak kar za błędy w obsłudze KSeF,
- możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących (z NIP nabywcy),
- brak obowiązku podawania numeru KSeF w tytule przelewu.
To realnie obniża ryzyko problematycznego wdrożenia, ale te ulgi nie powinny być pretekstem do odwlekania wprowadzenia zmian – warto przeprowadzić wdrożenie KSeF przed szczytami sezonowymi i sprzedażowymi u partnerów handlowych.
Numer KSeF a przelewy – kiedy stanie się obowiązkowy?
Mimo że w 2026 r. nie trzeba wpisywać numeru KSeF w przelewach, warto zaplanować jego wdrożenie w przed 2027 r. Z materiałów Ministerstwa Finansów wynika, że obowiązek powiązania płatności (w tym MPP) z numerem faktury z KSeF ma ruszyć od 2027 r. – co daje czas, by przetestować szablony przelewów i reguły automatycznego uzgadniania rozrachunków. Dobrze przeprowadzone testy w 2026 r. skrócą czas zamknięcia miesiąca w kolejnym roku.
Plan wdrożenia na 90 dni: co zrobić, by wejść w KSeF bez opóźnień?
- Zacznij od krótkiego audytu procesu fakturowania: map źródeł (sprzedaż, zaliczki, korekty), punktów odpowiedzialności i ścieżek akceptacji.
- Następnie uporządkuj dane bazowe – kartoteki kontrahentów, słowniki produktów i stawki VAT – oraz dołóż walidacje w ERP, które wyłapią brak NIP przy B2B czy niespójne adresy.
- Zdecyduj o integracji (API), wyznacz właścicieli operacji (wystawianie, wysyłka, odbiór, korekty, archiwizacja) i zdefiniuj SLA.
- Na koniec zaplanuj testy end-to-end na realnych scenariuszach, z odrzuconymi fakturami i korektami, plus przeprowadź pilotaż z udziałem kontrahentów.
Tryb awaryjny „offline24”
Nowe przepisy dopuszczają wystawienie faktury w trybie offline i dosłanie jej do KSeF w następnym dniu roboczym. To jednak wymaga ustalenia kilku spraw związanych z organizacją:
- W jakich przypadkach tryb awaryjny może być uruchamiany?
- Kto będzie go zatwierdzał?
- Jak raportowane będą poszczególne przypadki?
- Kto odpowiada za terminowe dosłanie dokumentu do KSeF?
Wejście w „offline24” bez spisanego SOP-u grozi lukami w ewidencji i potrzebą ręcznego „gaszenia pożarów” pod koniec okresu rozliczeniowego.
Współpraca z biurem rachunkowym i z działem IT – podział ról
Jeśli pracujesz z zewnętrznym biurem rachunkowym, ustal model uprawnień w KSeF (kto wystawia, kto koryguje, kto odbiera) oraz format komunikacji na temat niezgodności. Uzgodnij z IT kwestie dotyczące odpowiedzialności za monitorowanie kolejek wysyłek, obsługę błędów API i utrzymanie logów integracyjnych. Dobrze opisane role wpłyną pozytywnie na czas reakcji, gdy status faktury „zatrzyma się” między wysyłką a doręczeniem.
Szybsze zamknięcie miesiąca dzięki KSeF
Zanim podawanie numeru KSeF w przelewach stanie się obowiązkowe, można go użyć do automatycznego kojarzenia płatności. W praktyce wystarczy spójny schemat tytułów przelewów i proste reguły dekodowania po stronie ERP/FK. Efekt? Mniej pozycji „w zawieszeniu”, mniej ręcznego zatwierdzania i szybsze zamknięcie miesiąca – docenią to zarówno CFO, jak i audytorzy.
Na radarze: daty, które determinują komunikację z rynkiem
Od 1 lutego 2026 r. duże firmy zaczną fakturować w KSeF i będą oczekiwać odbioru dokumentów tą samą drogą. To automatycznie przenosi ciężar przygotowań także na dostawców i podwykonawców – niezależnie od tego czy e-fakturowanie będzie wtedy dla nich obowiązkowe, czy też nie. Jeśli Twoi najważniejsi klienci zaczną korzystać z KSeF w lutym, nie możesz czekać do kwietnia.
Główne wnioski
KSeF 2.0 to nie „instalacja wtyczki”, lecz projekt organizacyjny: porządek w danych, jasne role, przetestowane scenariusze wyjątków i plan B na awarie. Firmy, które wprowadzą ten system do swojej pracy w Q4 2025–Q1 2026, przejdą na e-fakturowanie bez turbulencji i nie będą musiały nadrabiać zaległości w samym środku sezonu sprzedażowego. Ci którzy się wstrzymają, ryzykują spowolnione płatności, korekty na ostatniej prostej i niepotrzebny chaos.