Z dniem 1 kwietnia 2025 r. wejdzie w życie kolejny etap wdrażania ogólnokrajowego systemu doręczeń elektronicznych, tzw. e-Doręczeń. Obowiązek jego stosowania obejmie kolejne grupy podmiotów, w tym wszystkich przedsiębiorców i spółki wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) do końca grudnia 2024 r. Pomimo długiego okresu przygotowawczego i intensywnej kampanii informacyjnej prowadzonej przez Ministerstwo Cyfryzacji, większość zobowiązanych podmiotów wciąż nie posiada aktywnej skrzynki do e-Doręczeń.
Choć formalnie ustawa nie przewiduje bezpośrednich sankcji za brak e-skrzynki, skutki zaniechania tego obowiązku mogą być dla przedsiębiorców dotkliwe – zarówno organizacyjnie, jak i wizerunkowo. W niniejszym artykule omawiamy, jakie konsekwencje grożą za brak wdrożenia e-Doręczeń w terminie, jakie obowiązki nakładają przepisy, a także jakie kroki należy podjąć, by uniknąć komplikacji.
Czym są e-Doręczenia?
Skrzynka do e-Doręczeń to nowoczesny, cyfrowy odpowiednik tradycyjnej korespondencji poleconej. Jego głównym celem jest zapewnienie bezpiecznej, jednoznacznej i prawnie skutecznej wymiany korespondencji między podmiotami publicznymi i niepublicznymi, z zachowaniem pełnej integralności oraz poufności danych. Funkcjonalność systemu umożliwia m.in.:
- odbieranie decyzji, wezwań i zawiadomień z urzędów,
- składanie wniosków i dokumentów do administracji publicznej,
- archiwizację korespondencji w formie cyfrowej,
- prowadzenie korespondencji z innymi podmiotami dysponującymi adresem do e-Doręczeń.
Docelowo, do 2029 r., system e-Doręczeń całkowicie zastąpi dotychczasowy system ePUAP jako podstawowe narzędzie komunikacji elektronicznej z administracją publiczną.
Kogo dotyczy obowiązek od 1 kwietnia 2025 r.?
Zgodnie z harmonogramem wdrażania ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r., poz. 2320), od 1 kwietnia 2025 r. obowiązek posiadania aktywnej skrzynki do e-Doręczeń zostaje rozszerzony na:
- przedsiębiorców zarejestrowanych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG),
- spółki prawa handlowego oraz inne osoby prawne wpisane do KRS do 31 grudnia 2024 r.
Dla tych podmiotów system e-Doręczeń przestaje być opcjonalny – staje się obowiązkowym narzędziem kontaktu z administracją publiczną.
Dane statystyczne – jak wielu przedsiębiorców nie wdrożyło jeszcze e-skrzynki?
Na dzień 27 marca 2025 r., według danych przekazanych przez Ministerstwo Cyfryzacji, aktywną skrzynkę do e-Doręczeń posiadało:
- jedynie 233 552 przedsiębiorców wpisanych do CEIDG,
- zaledwie 83 651 podmiotów wpisanych do KRS.
Biorąc pod uwagę, że w Polsce działa blisko 2,5 miliona przedsiębiorców oraz kilkaset tysięcy spółek zarejestrowanych w KRS, jasno widać, że ogromna większość zobowiązanych podmiotów nadal nie dopełniła tego obowiązku. Taka sytuacja może prowadzić do licznych komplikacji już po 1 kwietnia 2025 r.
Co grozi przedsiębiorcom, którzy nie wdrożą e-Doręczeń?
Brak sankcji formalnych, ale poważne ryzyka praktyczne
Jak potwierdza Ministerstwo Cyfryzacji, w aktualnym brzmieniu ustawa o doręczeniach elektronicznych nie przewiduje bezpośrednich sankcji administracyjnych ani kar pieniężnych za niedopełnienie obowiązku założenia skrzynki e-Doręczeń. Niemniej jednak nie oznacza to całkowitej bezkarności czy braku konsekwencji.
Ryzyko wykluczenia z cyfrowej korespondencji
Brak skrzynki do e-Doręczeń skutkuje automatycznym wykluczeniem przedsiębiorcy z elektronicznej formy doręczeń, co oznacza konieczność kontynuowania tradycyjnej, papierowej korespondencji z urzędami. W praktyce:
- przedsiębiorca będzie zmuszony do nadawania przesyłek poleconych,
- może opóźnić terminowe dostarczanie dokumentów, co naraża go na uchybienia proceduralne,
- trudniej będzie mu dochować terminów ustawowych np. przy składaniu wniosków, odwołań, czy odpowiedzi na wezwania.
Narażenie na domniemanie skutecznego doręczenia
W miarę upowszechnienia systemu e-Doręczeń i jego przyjęcia jako podstawowego narzędzia doręczeń przez urzędy może dojść do sytuacji, w której organy administracji za skuteczne uznają doręczenie elektroniczne – nawet jeżeli dana firma nie odebrała wiadomości z powodu braku skrzynki. Choć nie jest to aktualnie możliwe na gruncie przepisów, ryzyko interpretacyjne w przyszłości może się zwiększyć.
Wizerunek i relacje z kontrahentami
W środowisku biznesowym brak e-skrzynki może zostać odczytany jako nieprzystosowanie do nowoczesnych realiów gospodarki cyfrowej. W efekcie przedsiębiorca może zostać uznany za mniej wiarygodnego lub takiego, który niedostatecznie dba o działania zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami branżowymi oraz wewnętrznymi standardami i zasadami etycznymi. W efekcie może to mieć wpływ na relacje z partnerami biznesowymi, szczególnie w sektorach regulowanych.
Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń?
Zakładanie adresu do e-Doręczeń odbywa się za pośrednictwem:
- Portalu gov.pl – dla przedsiębiorców z CEIDG oraz osób fizycznych.
- Kwalifikowanych Dostawców Usług (KDU) – dla spółek i podmiotów z KRS.
Proces rejestracji obejmuje:
- złożenie wniosku online,
- uwierzytelnienie tożsamości (np. profilem zaufanym, e-dowodem, kwalifikowanym podpisem elektronicznym),
- przypisanie skrzynki do konkretnego podmiotu gospodarczego.
Po aktywacji adres e-Doręczeń zostaje automatycznie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), co umożliwia jego wykorzystanie przez administrację publiczną i inne podmioty.
System e-Doręczeń a ePUAP – koniec starego porządku
Warto zaznaczyć, że system e-Doręczeń stanowi integralną część strategii cyfryzacji usług publicznych i w perspektywie kilku lat całkowicie zastąpi dotychczasowy ePUAP. Oznacza to, że przedsiębiorcy, którzy nie przystąpią do systemu w wyznaczonym terminie, zostaną wyłączeni z nowego standardu komunikacji urzędowej. W rezultacie mogą mieć trudności z uzyskaniem kluczowych informacji i dokumentów w wymaganym terminie.
Wnioski i rekomendacje
Choć ustawodawca nie przewidział bezpośrednich kar za brak e-skrzynki, nie oznacza to, że sytuacja przedsiębiorcy pozostaje neutralna. Zaniechanie obowiązku wdrożenia e-Doręczeń w praktyce skutkuje:
- ograniczeniem w dostępie do sprawnej komunikacji z urzędami,
- wzrostem kosztów operacyjnych (papier, przesyłki, czas),
- potencjalnym opóźnieniem w procedurach administracyjnych,
- ryzykiem błędów formalnych i proceduralnych,
- negatywnym wpływem na wizerunek firmy.
W interesie każdej firmy jest jak najszybsze podjęcie działań w celu aktywowania skrzynki do e-Doręczeń. Proces ten jest relatywnie prosty, a jego wdrożenie przynosi korzyści zarówno operacyjne, jak i strategiczne. W obliczu cyfrowej transformacji administracji publicznej, posiadanie e-skrzynki przestaje być kwestią wyboru – staje się standardem działania w nowoczesnym otoczeniu prawnym i gospodarczym.
Chcesz wdrożyć e-Doręczenia w swojej firmie? Postaw na sprawdzone rozwiązania od eSIGN
Jeśli Twoja firma jest zobowiązana do posiadania adresu do e-Doręczeń, nie ryzykuj opóźnień ani błędów w procesie rejestracji. Skorzystaj z kompleksowej oferty eSIGN, lidera w zakresie zakładania skrzynek do e-Doręczeń dla przedsiębiorstw. eSIGN zapewnia szybkie, bezpieczne i zgodne z przepisami wdrożenie ADE – z pełnym wsparciem technicznym i doradztwem prawnym. Oszczędź czas, zyskaj pewność i rozpocznij komunikację z urzędami na najwyższym poziomie.
Podsumowanie
W dobie cyfryzacji administracji publicznej oraz intensyfikacji procesów automatyzacji komunikacji urzędowej niedopełnienie obowiązku założenia skrzynki e-Doręczeń może mieć poważne konsekwencje. Choć brak sankcji formalnych może wydawać się uspokajający, realne zagrożenia wynikające z utraty kontaktu z administracją, wydłużenia procesów urzędowych i obniżenia konkurencyjności są jak najbardziej realne. Apelujemy do przedsiębiorców: nie czekajcie na ostatnią chwilę – czas działać już teraz.