Jak może wyglądać koniec miesiąca w dziale HR? Zamiast nerwowego przeszukiwania list obecności i arkuszy kalkulacyjnych, specjaliści z kadr mogą mieć przed sobą gotowy, precyzyjny raport. Wszystkie godziny pracy, nadgodziny i nieobecności będą w nim policzone co do minuty. Jak to zrobić? Zdradzamy patent na to, jak dokładnie i w pełni zgodnie z przepisami rozliczać czas pracy pracowników.
Czas pracy – co mówi o nim kodeks pracy?
Art. 129 Kodeksu Pracy mówi o tym, że wymiar czasu pracy to maksymalnie 8 godzin dziennie i przeciętnie 40 godzin tygodniowo. Natomiast z art. 149 tego Kodeksu wynika, że pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika. Ma ona służyć do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.
Z kolei zgodnie z § 6 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej 1 z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej ewidencja czasu pracy musi zawierać m.in. informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej i godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy oraz usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- korzystaniu ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat.
Natomiast pracodawca, który narusza przepisy o czasie prac oraz nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł – wynika to z art. 281 Kodeksu Pracy.
Sposoby na zgodne z przepisami oznaczanie godzin pracy
Papierowe listy obecności, które były niezbędne, aby ewidencjonować czas pracy, przechodzą do historii. Są niepraktyczne, a prowadząc je, łatwo popełnić błąd – zarówno z perspektyw pracownika, jak i HR-owca. Co dziś może zastąpić papierową listę obecności, która umożliwiała ewidencję i rozliczanie czasu pracy?
- Przeglądarka internetowa – to rozwiązanie idealne dla firm, których pracownicy większość dnia spędzają przy komputerze. Wystarczy, że zatrudniony zaloguje się do systemu i jednym kliknięciem rozpocznie lub zakończy pracę. System automatycznie zapisuje dokładny czas logowania i wylogowania, co eliminuje ryzyko manipulacji danymi.
- Aplikacja mobilna – mający ją pracownik instaluje aplikację na swoim telefonie i może rejestrować czas pracy niezależnie od lokalizacji. Często takie aplikacje oferują dodatkowe funkcje. Może nią być np. geolokalizacja, która potwierdza, że pracownik faktycznie znajduje się w miejscu wykonywania pracy.
- Kody QR – znajdują się one na smartfonie. Skanuje się je, wchodząc i wychodząc z pracy.
- Technologia iBeacon – to małe nadajniki Bluetooth, które automatycznie wykrywają obecność pracownika w określonym obszarze. Nie musi on pamiętać o ręcznym rejestrowaniu czasu – system robi to automatycznie
- API – pozwala na integrację ewidencji czasu pracy z istniejącą infrastrukturą. Dzięki API można połączyć system rejestracji czasu z oprogramowaniem kadrowo-płacowym, systemem ERP czy narzędziami do zarządzania projektami.
Jak pracodawca i dział HR mogą monitorować i pilnować czasu pracy?
Dzięki nowoczesnym narzędziom HR managerowie i dział kadr mają dostęp do raportów dotyczących czasu pracy. Mogą na bieżąco sprawdzać, kto jest obecny, kto się spóźnił, a kto pracuje w nadgodzinach. To pozwala na szybką reakcję i podejmowanie świadomych decyzji, np. o potrzebie oddelegowania zadań czy zatrudnienia dodatkowej osoby.
System HR pilnuje zgodności z kodeksem pracy. Automatycznie nalicza nadgodziny i monitoruje wykorzystanie przerw. Upoważnione do tego osoby mogą śledzić te informacje także za pomocą aplikacji mobilnej.
Dobry system RCP (do rozliczania czasu pracy) pozwala uniknąć błędów z ewidencją czasu pracy. Jest on nieoceniony z perspektywy pracowników kadr i samego pracodawcy. Ten ostatni jest spokojny, gdyż ryzyko kar za nieprzestrzeganie przepisów jest w jego przypadku ograniczone do minimum.