Firma podpisuje ryczałt za obsługę magazynu, bo chce znać koszt z góry. Jesienią wszystko się zgadza. W lutym wolumen wyraźnie spada, a faktura zostaje ta sama, bo umowa nie mówi, co dzieje się poniżej ustalonego poziomu pracy. Wybór modelu rozliczenia w outsourcingu usług magazynowych to decyzja o podziale ryzyka między Tobą a dostawcą. Jesienią 2026 r. warto od razu ustalić też zasady waloryzacji: od 1 stycznia 2027 r. rośnie płaca minimalna, a wraz z nią część kosztów pracy po stronie dostawcy.
Za jakie ryzyko płacisz w każdym modelu rozliczenia?
Każdy model rozdziela trzy ryzyka: spadku wolumenu, niższej wydajności zespołu i wzrostu kosztu pracy. Różnią się tym, która strona ponosi każde z nich.
| Ryczałt | Stawka za operację | Model zadaniowy | |
|---|---|---|---|
| Za co płacisz | za prowadzenie procesu w ustalonym paśmie wolumenu | za każdą wykonaną operację, np. skompletowane zamówienie | za wykonane i odebrane zadanie |
| Gdy wolumen spada | płacisz tyle samo | płacisz mniej, a dostawca nadal utrzymuje zespół | zakres jest opisany w zleceniu, a jego zmiana wymaga nowej wyceny |
| Gdy zespół pracuje wolniej | koszt po stronie dostawcy | koszt po stronie dostawcy | koszt po stronie dostawcy, ryzyko terminu po Twojej |
| Gdy rośnie koszt pracy | rozstrzyga klauzula waloryzacyjna | rozstrzyga klauzula waloryzacyjna | wliczony w cenę zadania |
| Co musi być w umowie | pasmo wolumenu i zasady poza nim | minimum gwarantowane i definicja operacji | kryteria odbioru i termin |
W tabeli nie ma rozliczenia za przepracowane godziny, bo ono należy do innej usługi. Agencja pracy tymczasowej dostarcza ludzi, Ty nimi kierujesz i płacisz za ich czas, więc wolniejsza praca zespołu obciąża Ciebie. Przy outsourcingu procesowym dostawca przejmuje fragment operacji, na przykład kompletację albo kontrolę jakości, i odpowiada za jego wynik. Dlatego rozlicza się z procesu, operacji albo zadania.
W modelu outsourcingu procesowego działa TM Solutions, dostawca outsourcingu procesów logistycznych i magazynowych z Warszawy, realizujący projekty w całej Polsce. Według danych firmy z lipca 2026 r. TM Solutions ma za sobą ponad 80 zakończonych wdrożeń. Za wynik odpowiada według KPI i SLA ustalanych z klientem, a rozliczenie może być ryczałtowe, za operację albo zadaniowe.
Wolumen jest jednym z głównych kryteriów wyboru modelu rozliczenia. Znaczenie ma też charakter pracy: czy proces trwa stale, czy ma wyraźny początek i koniec.
Kiedy ryczałt się opłaca?
Ryczałt sprawdza się, gdy wolumen przez większość roku mieści się w przewidywalnym paśmie, a Tobie zależy na stałej pozycji w budżecie. Płacisz wtedy za gotowość zespołu także w dni, gdy pracy jest mniej.
W ryczałcie płacisz też za bufor obsady, który TM Solutions planuje przed startem projektu razem z grafikiem. Dlaczego? Bo absencje i rotacja zdarzają się także w spokojnych tygodniach.
Dostawca bierze na siebie ryzyko wydajności. Jeśli potrzebuje więcej osób, żeby utrzymać KPI, to jego koszt.
Granice pasma zapisuje się w umowie liczbami, razem z okresem, w którym liczy się wolumen.
Weźmy przykład modelowy: ryczałt obejmuje od 8 do 10 tys. zamówień miesięcznie. Nadwyżkę można rozliczać stawką za operację albo dodatkową zmianą, a trzy kolejne miesiące poniżej 8 tys. mogą uruchamiać przegląd ustalonej kwoty.
Bez zapisu o spadku lutowa faktura się powtórzy.
Stawka za operację: co z dniami, gdy operacji jest mało?
Przy małym wolumenie koszt utrzymania gotowości zespołu nie znika. Trzeba więc ustalić, czy będzie widoczny jako minimum gwarantowane w umowie, czy zostanie uwzględniony w stawce jednostkowej. Minimum gwarantowane pokazuje ten koszt wprost, zamiast rozkładać go na każdą operację.
Ten model dobrze pasuje do magazynów o zmiennym wolumenie, na przykład w e-commerce z częstymi promocjami. Wymaga jednak precyzyjnej definicji tego, za co płacisz.
Czy „skompletowane zamówienie” obejmuje pakowanie i etykietę? Kto i za ile obsługuje zwroty, przepakowanie albo oklejanie towaru? Czynności dodatkowe potrzebują własnych stawek, inaczej każda z nich staje się tematem rozmowy przy fakturze.
Ustal też jedno źródło danych do rozliczenia, np. Twój system magazynowy (WMS), żeby co miesiąc nie porównywać dwóch różnych zestawień.
Model zadaniowy: dla pracy z początkiem i końcem
Inwentaryzacja, przepakowanie partii towaru przed wysyłką do sieci handlowej albo jednorazowe uporządkowanie zaległych zwrotów to prace z wyraźnym początkiem i końcem.
Przy takich pracach dobrze sprawdza się model zadaniowy: jedna cena za całe zadanie, termin i warunki odbioru.
Jeśli w zapytaniu było 400 palet, a na miejscu stoi 600, różnicę trzeba wycenić, zanim zespół zacznie liczyć. Dlatego do zlecenia dopisuje się dopuszczalną tolerancję ilości i tryb wyceny zmian, a także kryterium odbioru, na przykład zgodność stanów po inwentaryzacji potwierdzoną przez Twojego kierownika.
Przy procesach ciągłych model zadaniowy jest trudniejszy do zastosowania. Jeśli codzienną kompletację dzieli się na osobno rozliczane „zadania”, łatwo stracić przejrzystość zasad dotyczących wolumenu i odpowiedzialności.
Kto zapłaci za wyższą płacę minimalną od stycznia 2027?
Wyższy koszt pracy od stycznia 2027 r. poniesie ta strona, którą wskazuje klauzula waloryzacyjna. Bez takiej klauzuli dostawca może uwzględnić przewidywany wzrost kosztów w stawce od początku albo wrócić do rozmowy o cenie po zmianie kosztów pracy.
Od 1 stycznia 2027 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4950 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa przy umowach zlecenia i o świadczenie usług – 32,30 zł. Wynika to z rozporządzenia Rady Ministrów z 14 września 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1213). W porównaniu z 2026 r. płaca minimalna rośnie o 144 zł, czyli o 3 proc.
W outsourcingu magazynowym zmiana ta wpływa bezpośrednio na płacową część kosztu. Osobno trzeba uwzględnić pracę w porze nocnej. Pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę za każdą godzinę w porze nocnej przysługuje dodatek w wysokości co najmniej 20 proc. stawki godzinowej liczonej od płacy minimalnej (art. 151⁸ § 1 Kodeksu pracy), więc jej wzrost automatycznie podnosi koszt takich zmian.
Wpływ tej zmiany będzie większy tam, gdzie większa część pracy przypada na porę nocną.
Chcesz częściej widzieć treści BNBN w Google?Dodaj nas do ulubionych źródełKlauzula waloryzacyjna powinna jasno wskazywać, od czego zależy zmiana stawki i od kiedy zaczyna obowiązywać. Punktem odniesienia może być np. płaca minimalna, przeciętne wynagrodzenie według GUS albo inflacja.
Jednym ze sposobów jest powiązanie zmiany z częścią płacową ceny i wprowadzenie jej od konkretnej daty, np. 1 stycznia. Ważne, żeby sposób wyliczenia był zapisany wcześniej, a nie ustalany dopiero wtedy, gdy koszty już wzrosną.
W modelu zadaniowym sprawa dotyczy głównie zadań, które przechodzą przez przełom roku.
Co wpisać do SLA, żeby dało się je rozliczyć?
SLA, czyli uzgodniony w umowie poziom usług, da się rozliczyć, gdy opisuje miernik i okres jego pomiaru oraz mówi, co następuje po niedotrzymaniu progu: obniżka, plan naprawczy albo jedno i drugie.
Potrzebuje też listy wyłączeń z prostym trybem ich zgłaszania, na przykład wpisem w raporcie zmiany.
Bez tej listy spór o rozliczenie sprowadza się do pytania, czy każdy gorszy wynik obciąża dostawcę. Tymczasem wynik obniża też awaria Twojego systemu magazynowego, dostawa, która przyjechała kilka godzin po czasie, przestawienie priorytetów w połowie zmiany czy wolumen wyższy od prognozy, o którym nikt nie uprzedził.
W SLA warto też zapisać, z jakim wyprzedzeniem przekazywana jest prognoza wolumenu i jakie odchylenie od niej obejmują ustalone warunki. Dzięki temu obie strony wiedzą, kiedy obowiązują przyjęte KPI, a kiedy wzrost wolumenu wymaga dodatkowych ustaleń.
Tabelę z początku tekstu możesz potraktować jako test gotowej umowy. Przy każdym z trzech ryzyk powinien dać się wskazać paragraf, który przesądza, kto płaci.
Jeśli któregoś brakuje, rozstrzygnie je pierwszy miesiąc, w którym plan i rzeczywistość się rozejdą.
Zespół TM Solutions