Od momentu wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) polski sektor e-commerce musiał dostosować się do nowych wymagań w zakresie fakturowania elektronicznego. Szczególne wyzwania pojawiły się w obszarze korekt faktur oraz zwrotów towarów – sytuacji częstych w sprzedaży internetowej. Korekty in minus, in plus, a także noty korygujące w kontekście KSeF wymagają precyzyjnego podejścia i znajomości obowiązujących procedur.
Czym są korekty in minus i in plus w KSeF?
Korekty faktur w KSeF dzielimy na dwa główne typy: korekty in minus i korekty in plus. Korekta in minus oznacza zmniejszenie podstawy opodatkowania (np. zwrot towaru, rabat, pomyłka w cenie), natomiast korekta in plus dotyczy zwiększenia wartości pierwotnie wykazanej na fakturze (np. dopłata, pomyłka na niekorzyść sprzedawcy).
W przypadku KSeF, obie formy korekt wymagają wystawienia faktury korygującej w systemie. Dokument ten musi zawierać numer faktury pierwotnej, powód korekty oraz szczegółowe dane wskazujące, jaka część faktury uległa zmianie. System KSeF pozwala na automatyczne powiązanie faktury pierwotnej z korektą, co znacznie ułatwia śledzenie zmian, jednak wymaga staranności w procesie wystawiania dokumentu.
Szukasz wysokiej jakości księgowości dla spółki z.o.o, która pomoże Ci w czasach KSeF? Wybierz usługi Biura Rachunkowego EFEKTA!
Zwroty w e-commerce a obowiązek korekty
W branży e-commerce zwroty towarów są codziennością – zarówno z powodu odstąpienia od umowy przez konsumenta, jak i błędów po stronie sklepu. Z perspektywy KSeF, każdy zwrot skutkuje obowiązkiem wystawienia faktury korygującej in minus.
Zwracany towar musi zostać ujęty w dokumencie korekty, która przesyłana jest poprzez system KSeF. Kluczowe jest zachowanie ciągłości dokumentacji i terminowości. Opóźnienia w wystawieniu korekty mogą wpłynąć na rozliczenia podatkowe oraz zaburzyć przepływ informacji między stronami transakcji. E-commerce powinien zatem zautomatyzować ten proces w systemach ERP i e-commerce, aby zapewnić zgodność z KSeF.
Jak działa nota korygująca w KSeF?
Nota korygująca to dokument wystawiany najczęściej przez nabywcę, który zauważył nieistotny błąd formalny w otrzymanej fakturze – np. literówka w nazwie firmy, błędny NIP, czy niewłaściwy adres. W ramach KSeF obowiązuje jednoznaczna procedura – noty korygujące, choć mogą być sporządzane poza systemem KSeF, powinny być również udostępniane kontrahentowi w sposób zapewniający możliwość ich późniejszego powiązania z fakturą pierwotną.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, nota korygująca nie może zmieniać elementów mających wpływ na wartość faktury lub podatek VAT – do tego służy wyłącznie faktura korygująca.
Korekty w KSeF a obowiązki podatkowe
Wprowadzenie faktury korygującej in minus do KSeF ma bezpośredni wpływ na rozliczenia podatkowe – zmniejsza podstawę opodatkowania, a więc również należny podatek VAT. Dlatego ważne jest, by poprawnie udokumentować przyczynę korekty. Dla korekt in plus, zwiększających wartość transakcji, należy ująć dodatkowe zobowiązanie podatkowe w miesiącu, w którym wystawiono korektę.
Ministerstwo Finansów doprecyzowało również, że data księgowania korekty zależy od momentu uzgodnienia i spełnienia warunków korekty pomiędzy stronami, co powinno być odpowiednio udokumentowane (np. e-mail, zwrot towaru, protokół).
Korekty zbiorcze w e-commerce
Dla sklepów internetowych z dużym wolumenem sprzedaży dobrym rozwiązaniem mogą być korekty zbiorcze. KSeF dopuszcza możliwość wystawiania jednej faktury korygującej do wielu wcześniejszych faktur, o ile powód korekty jest wspólny (np. rabat kwartalny, błąd systemowy obejmujący dużą liczbę zamówień).
Taka korekta powinna jasno identyfikować wszystkie faktury objęte korektą oraz wskazywać jednolitą przyczynę korekty. Dla e-commerce oznacza to uproszczenie procesów księgowych i zmniejszenie liczby operacji w systemie KSeF.
Biuro rachunkowe EFEKTA – wsparcie w obsłudze KSeF
Dla wielu mikro, małych i średnich przedsiębiorców korzystanie z KSeF wiąże się z nowymi obowiązkami, które nie zawsze są proste do wdrożenia. W takich sytuacjach warto współpracować z ekspertami. Biuro rachunkowe EFEKTA oferuje kompleksową pomoc w zakresie wdrażania i obsługi KSeF – od konfiguracji po bieżącą obsługę korekt i faktur korygujących w e-commerce.
EFEKTA zna specyfikę branży e-commerce i pomaga dostosować procesy księgowe do wymagań KSeF, tak aby były zgodne z przepisami i jednocześnie maksymalnie efektywne. Współpraca z doświadczonym partnerem to gwarancja spokoju i bezpieczeństwa podatkowego.
Korekty i zwroty – najlepsze praktyki w KSeF
Aby skutecznie radzić sobie z korektami i zwrotami w ramach KSeF, firmy e-commerce powinny przyjąć kilka dobrych praktyk:
- wdrożenie integracji systemu sprzedażowego z KSeF,
- automatyzacja procesu korekt in minus/in plus,
- przechowywanie dowodów uzgodnienia warunków korekty,
- tworzenie protokołów zwrotów,
- stosowanie przejrzystej dokumentacji księgowej,
- regularne szkolenia dla pracowników działu księgowości i obsługi klienta.
Prawidłowe zarządzanie korektami w KSeF ma wpływ nie tylko na zgodność z prawem, ale też na płynność finansową firmy. Każdy błąd może skutkować nie tylko sankcjami, ale także problemami z płynnością lub relacjami z klientami.
KSeF a przyszłość fakturowania w e-commerce
Krajowy System e-Faktur to jedno z największych wdrożeń cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym. Obowiązek korzystania z KSeF od 2026 roku stanie się powszechny, dlatego już teraz warto przygotować wszystkie procesy do obsługi faktur ustrukturyzowanych, w tym również korekt i zwrotów.
E-commerce, jako branża o dużym natężeniu dokumentów sprzedażowych, wymaga szczególnego podejścia do KSeF. Wczesne dostosowanie się do wymogów systemu to szansa na sprawniejsze rozliczenia, mniejsze ryzyko błędów i lepszą kontrolę nad zobowiązaniami podatkowymi. KSeF nie musi być problemem – może stać się narzędziem przewagi konkurencyjnej.