Przedsiębiorcy, którzy jeszcze niedawno apelowali o wstrzymanie rewolucji w fakturowaniu, dziś działają już w nowej rzeczywistości. Krajowy System e-Faktur obsługuje rozliczenia większości polskich firm, choć organizacje biznesu ostrzegały, że w obecnym kształcie stwarza on realne zagrożenie dla ciągłości ich działalności. Spór o gotowość systemu odżywa za każdym razem, gdy na rządowych stronach pojawia się komunikat o utrudnieniach. Ostatni taki wpis, dotyczący Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w wersji produkcyjnej, opublikowano 25 września 2026 r.
Najostrzejszy głos w tej sprawie należał do Związku Przedsiębiorców i Pracodawców. Organizacja w stanowisku z 4 grudnia 2025 r. domagała się przesunięcia obowiązkowego KSeF do czasu pełnego usunięcia ryzyk technicznych, organizacyjnych i prawnych. Dokument, szeroko przywoływany przez serwisy ekonomiczne, w tym Bankier.pl i PIT.pl, pozostaje do dziś najmocniejszą krytyką systemu ze strony środowisk biznesowych. Rząd apelu nie uwzględnił i uruchomił system zgodnie z harmonogramem.
„Realne zagrożenie dla ciągłości działalności wielu firm”
ZPP wyliczał konkretne słabości projektu. Wskazywał na brak finalnej i stabilnej specyfikacji technicznej, będący skutkiem przebudowy systemu po audycie bezpieczeństwa, a także na ryzyko częstych awarii i brak procedur ciągłości pracy. Organizacja podkreślała, że firmy muszą każdorazowo sprawdzać, czy KSeF prawidłowo przetworzył fakturę, co oznacza stały monitoring i dodatkowe zaangażowanie kadrowe. W ocenie związku wdrożenie systemu w takich warunkach „przenosi odpowiedzialność za błędy systemowe państwa na przedsiębiorców”.
Wątpliwości dotyczyły również ochrony danych. ZPP ostrzegał przed ryzykiem naruszeń RODO, w tym przed możliwością wystawienia faktury na firmę bez jej wiedzy. Do tego dochodziły wysokie koszty dostosowania lub zakupu nowych systemów księgowych, szczególnie dotkliwe dla małych podmiotów. Obawy nie były odosobnione. Według badania SaldeoSMART, cytowanego przez PIT.pl, 34 proc. firm z sektora MŚP nie było odpowiednio przygotowanych do zmiany, a w sondażu Grant Thornton pełną gotowość deklarowało zaledwie 12 proc. przedsiębiorców.
Harmonogram bez zmian. Najmniejsze firmy mają czas do stycznia
Ministerstwo Finansów nie ugięło się pod presją. Od 1 lutego 2026 r. e-faktury obowiązkowo wystawiają podatnicy, których sprzedaż brutto przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali przedsiębiorcy. Zgodnie z ustawą z 5 sierpnia 2025 r. wyjątek obejmuje najmniejszych podatników, u których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto. Oni mogą wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza systemem tylko do końca 2026 r.
| Data | Kogo dotyczy | Zasady |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 r. | Firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r. | Obowiązek wystawiania e-faktur; wszyscy podatnicy odbierają faktury w KSeF |
| 1 kwietnia 2026 r. | Pozostali przedsiębiorcy | Wyjątek dla podatników ze sprzedażą fakturowaną do 10 tys. zł brutto miesięcznie |
| do 31 grudnia 2026 r. | Wszyscy podatnicy | Brak kar za błędy; dopuszczalne faktury z kas fiskalnych i paragony do 450 zł |
| 1 stycznia 2027 r. | Wszyscy, w tym najmniejsze firmy | Kary z art. 106ni ustawy o VAT; obowiązkowy numer KSeF w płatnościach |
Źródło: Ministerstwo Finansów, podatki.gov.pl; ustawa z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. poz. 1203)
Skala przedsięwzięcia jest bezprecedensowa. W Polsce działa ok. 1,75 mln czynnych podatników VAT, a obowiązek e-fakturowania obejmuje także podmioty zwolnione z podatku, w tym fundacje, stowarzyszenia, koła gospodyń wiejskich i ochotnicze straże pożarne. Dla porównania, do marca 2025 r. z dobrowolnego KSeF korzystało zaledwie 5230 firm, co wynika z danych przywołanych w interpelacji poselskiej.
Zobacz również:
TECHNOLOGIE · 11.10.2026Przychody giganta AI niższe, niż sądzono. Różnica to 20 mld dolarówMinisterstwo Finansów: awarii nie było, były spowolnienia
Start systemu w lutym nie obył się bez problemów. Media branżowe opisywały trudności z logowaniem przez Profil Zaufany oraz opóźnienia w nadawaniu numerów faktur. Resort finansów w odpowiedzi na interpelację poselską z 4 marca 2026 r. zapewniał jednak, że „od początku działania KSeF 2.0 nie wystąpiła awaria”, a odnotowano jedynie chwilowe spowolnienia procesu logowania. Wiceminister Zbigniew Stawicki podkreślał, że sam system „działa stabilnie, bez przerw”.
Chcesz częściej widzieć treści BNBN w Google?Dodaj nas do ulubionych źródeł
Od 14 lutego 2026 r. KSeF jest zintegrowany z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej, dzięki czemu użytkownicy logują się m.in. przez aplikację mObywatel, mojeID i e-dowód. Ministerstwo odrzuciło postulaty abolicji oraz pełnej dobrowolności systemu dla najmniejszych podmiotów. Zapewnia przy tym, że administracja skarbowa w pierwszych miesiącach obowiązkowego KSeF koncentruje się na edukowaniu podatników, a nie na ich karaniu. Resort przypomina też, że konsultacje systemu były największymi w historii ministerstwa i wzięło w nich udział 10 tys. podmiotów.
Kary do 100 proc. VAT. Taryfa ulgowa kończy się w grudniu
Najważniejsza granica jest dopiero przed firmami. Zgodnie z deklaracjami Ministerstwa Finansów za 2026 r. wobec przedsiębiorców nie są wyciągane konsekwencje za błędne stosowanie KSeF. Kary pieniężne przewidziane w art. 106ni ustawy o VAT zaczną obowiązywać 1 stycznia 2027 r. Sankcje sięgną 100 proc. kwoty VAT wykazanej na fakturze, a w przypadku faktur bez podatku 18,7 proc. ich wartości brutto. Grozić będą również kary za nieprzesłanie w terminie faktury wystawionej w trybie offline.
Tego samego dnia obowiązek wystawiania e-faktur obejmie najmniejsze firmy korzystające z limitu 10 tys. zł, skończy się możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących i traktowania paragonów do 450 zł jako faktur uproszczonych, a w płatnościach trzeba będzie podawać numer KSeF. ZPP przestrzegał, że tak szeroki katalog sankcji w połączeniu z niedopracowanym systemem oznacza przerzucenie ryzyka na podatników. Ministerstwo odpowiadało, że w przygotowanych rozwiązaniach uwzględniło większość postulatów zgłoszonych w konsultacjach.
Przedsiębiorcom zostało dokładnie 80 dni okresu przejściowego. Od 1 stycznia 2027 r. każda faktura wystawiona z pominięciem KSeF będzie mogła kosztować firmę równowartość całego wynikającego z niej podatku VAT.