Jeśli zarządzasz dużym sanatorium lub uzdrowiskiem to, dobrze wiesz, że problemy organizacyjne rzadko biorą się z braku zaangażowania zespołu. Najczęściej pojawiają się tam, gdzie informacja zaczyna żyć własnym życiem: coś innego widzi recepcja, coś innego baza zabiegowa, a jeszcze co innego księgowość. W efekcie nawet sprawna placówka traci czas, a systemem rozliczeń uzdrowisk i obsługa współpracy z NFZ niepotrzebnie się komplikują.
Jak usprawnić pracę sanatorium lub uzdrowiska?
Od czego zacząć porządkowanie pracy? Podstawą jest jedno, wspólne źródło danych o pobycie kuracjusza: przyjęcie, plan zabiegów, zmiany w trakcie turnusu i status rozliczenia. Gdy każdy dział prowadzi własne zapisy, liczba korekt rośnie lawinowo. Spójna karta pobytu pozwala oszczędzić realny czas – często kilkanaście minut na jednym pacjencie – i zmniejsza ryzyko błędów.
Drugim newralgicznym obszarem są sytuacje wyjątkowe. Zmiana zabiegu, nieobecność, wcześniejsze przerwanie leczenia – każda z tych sytuacji powinna mieć jasno określony schemat: kto zatwierdza decyzję, kto opisuje powód i gdzie trafia informacja. To samo dotyczy dokumentowania udzielania świadczeń opieki zdrowotnej. Spójne wpisy i dostęp do wymaganych dokumentów, zgodnie z obowiązującymi procedurami, znacząco ułatwiają późniejsze rozliczenia.
Jak może pomóc Ci system rozliczeń uzdrowisk?
Warto tu jasno rozróżnić role systemów. System rozliczeń uzdrowisk nie zastępuje systemu do zarządzania sanatorium czy uzdrowiskiem (obsługującego rezerwacje, grafiki, gastronomia, housekeeping). Kluczem jest systemowe domknięcie tego, co najtrudniejsze: powiązanie pobytu, części medycznej i finansowej w jednym obiegu, zgodnie z wymaganiami NFZ i przepisami.
Przy większej skali ręczne zestawienia po prostu przestają działać. System oprogramowania dla sanatoriów i uzdrowisk, taki jak Kuracjusz od Betasi (https://betasi.pl/produkty/system-kuracjusz) wspiera współpracę z NFZ (XML), eWUŚ, gruper JGP i KSeF. Dzięki temu skraca się droga od wpisu w dokumentacji do raportu, a liczba korekt wyraźnie maleje. Daje to lepszą kontrolę i pomaga w zapewnieniu zgodności.
Zwłaszcza rosnąca rola rozwiązań e-Zdrowia oznacza większe wymagania wobec spójności danych. Informacje raz wprowadzone muszą być kompletne i logicznie powiązane, bo trafiają dalej, do rozliczeń, raportów i kontroli. Historia zmian, stałe pola i kontrola poprawności w systemie ograniczają ryzyko braków, które zwykle wychodzą dopiero na etapie weryfikacji.
Leczenie uzdrowiskowe? Nie daj się skomplikowanej papierologii!
Z reguły najwięcej problemów pojawia się na punktach styku i przy „przejściach”: przyjęcie, realizacja leczenia, wyjazd. Uporządkowanie dokumentacji w kilku logicznych strumieniach i unikanie wielokrotnego przepisywania tych samych danych ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza przy świadczeniach finansowanych ze środków publicznych.
W codziennej pracy sanatorium są też sytuacje wrażliwe operacyjnie, np. szybkie wydawanie skierowań, recept czy potwierdzeń dla świadczeniobiorców zwolnionych. Gdy dokumentacja jest rozproszona, braki wracają później w rozliczeniach. Jeden spójny obieg danych pozwala zamknąć sprawy na bieżąco, bez szukania podpisów w kilku segregatorach.
Profil leczenia a planowanie pracy
Rodzaj prowadzonego leczenia uzdrowiskowego wpływa bezpośrednio na obłożenie gabinetów i planowanie personelu. Im bardziej rozwija się lecznictwo uzdrowiskowe i narzędzia powiązane z e-Zdrowiem, tym większe znaczenie ma porządek w danych. Dlatego obiekty, które myślą długofalowo, spinają zarządzanie operacyjne z systemem rozliczeń medycznych w jednym oprogramowaniu informatycznym i szybciej domykają rozliczenia i są gotowe na KSeF.