Windykacja należności w firmie – koszt, konieczność czy element strategii finansowej?

Kiedy rozpocząć windykację należności w sytuacji braku płatności ze strony kontrahenta? Wbrew obiegowej opinii – nie dopiero w momencie przekazania sprawy do windykatora czy skierowania jej do sądu, ale znacznie wcześniej, gdy pieniądze nie wpływają na konto w terminie.

W większości firm wygląda to bardzo podobnie – sprzedaż na papierze jest, faktury zostały wystawione i wysłane, a klienci potwierdzili odbiór. Wszystko się zgadza poza jednym – środków nadal nie ma na koncie.

I to nie jest jednostkowy przypadek. Aż 84% firm w Polsce notuje problemy związane z opóźnieniami w płatnościach, a co trzecia czeka na pieniądze ponad 60 dni¹.

„Największy błąd polskich przedsiębiorców?” – pyta Piotr Brzostowiecki, Prezes firmy windykacyjnej Solventoir. – „Traktowanie braku płatności jak wyjątku. Doniesienia z rynku i nasze doświadczenie pokazują, że niezapłacone w terminie faktury obecnie stanowią stały element rozliczeń w biznesie. Każda firma prędzej czy później trafia na klienta, który nie płaci swoich zobowiązań na czas. Pytanie brzmi, czy jesteś na to przygotowany i wiesz, co zrobić dalej.” – wyjaśnia Piotr Brzostowiecki z Solventoir Sp. z o.o.

Większość firm nie zarządza należnościami, tylko „gasi pożary”

Problem polskich przedsiębiorców polega na tym, że nie posiadają żadnej strategii wobec dłużników. Reagują z opóźnieniem, a działania podejmowane są trochę na wyczucie.

Firma zwykle najpierw wysyła przypomnienie. Potem ktoś dzwoni. Najczęściej zapada decyzja, żeby dać dłużnikowi jeszcze kilka dni, bo to dobry klient i na pewno zapłaci. Nikt nie chce psuć relacji, więc temat zostaje odłożony na później. I tak mija miesiąc, dwa i więcej.

To jest kwestia sposobu myślenia. W wielu firmach należności funkcjonują gdzieś obok głównych decyzji biznesowych, bo są ważne, ale nie na tyle, żeby ustalić związane z nimi procedury.

Firmy zdają sobie sprawę z problemu, ale decyzję odkładają. A im dłużej czekają, tym trudniej odzyskać pieniądze.

Dlatego windykacja należności nie powinna być narzędziem wyciąganym dopiero wtedy, kiedy wszystko inne zawiodło. Tylko stanowić punkt zwrotny i jasny sygnał, że firma przestaje biernie czekać i podejmuje kroki w celu odzyskania swoich środków.

Taka zmiana w podejściu jest diametralna, bo albo idziemy w stronę odzyskania należności, albo świadomie podejmujemy inną decyzję. Najważniejsze jednak, że przestajemy tkwić w zawieszeniu, bo ono kosztuje najwięcej.

„Firmy tracą pieniędzy dlatego, że zbyt długo nic z tym nie robią.” – wyjaśnia prezes spółki Solventoir zajmującej się windykacją należności, Piotr Brzostowiecki. – „Każdy dzień zwłoki sprawia, że faktura traci na znaczeniu i wartości. Dłużnik z tygodnia na tydzień ma coraz więcej wierzycieli. Jego firma może upaść albo rozpocząć restrukturyzację. Odzyskanie pieniędzy wówczas staje się trudne, a często niemożliwe.” – o ryzyku związanym z brakiem reakcji na dług opowiada Piotr Brzostowiecki z Solventoir sp. z o.o.

Jak powinna wyglądać windykacja należności w dobrze zarządzanej firmie?

Dosyć często przedsiębiorcy rozpoczynają próby odzyskania długu pod wpływem frustracji. Emocje w biznesie jednak zwykle nie prowadzą do niczego dobrego. Dlatego windykacja należności powinna się rozpocząć dużo wcześniej jako naturalny etap zarządzania płynnością finansową, gdzie nie ma miejsca na chaotyczne kroki.

Jeśli działamy, to według konkretnego planu. Taka procedura powinna jasno określać po ilu dniach zostaje wysłane przypomnienie, kiedy należy dzwonić i w którym momencie podjąć kolejne kroki. Ważne pozostaje również to, kiedy jest czas na to, żeby sprawę przestać prowadzić samodzielnie i przekazać zewnętrznej firmie.

Zlecenie windykacji firmie windykacyjnej w dobrze działającym modelu stanowi jeden z etapów procesu, zaplanowany z góry. Taki sam jak wystawienie faktury czy kontrola płatności.

Dzięki temu sytuacja nie wymyka się spod kontroli. Jeśli kontrahent nie reaguje w określonym czasie, decyzja zapada automatycznie. Takie podejście zmienia bardzo dużo.

„Brak planu na odzyskanie należności zwykle oznacza jedno – że ktoś inny decyduje za Twoją firmę. To zgoda na to, żeby dłużnik sam ustalał, kiedy i czy w ogóle zapłaci.” – krótko podsumowuje praktyczne podejście do windykacji długu Piotr Brzostowiecki, Prezes Zarządu firmy Solventoir sp. z o.o.

Kiedy windykacja należności ma sens?

Nie każdą należność odzyskuje się w ten sam sposób. Każda sprawa wygląda trochę inaczej i wymaga nieco innego podejścia. Znaczenie ma kilka kwestii.

1. Czas.
   Im świeższa faktura, tym większa szansa na odzyskanie pieniędzy. Po 4 miesiącach sytuacja wygląda zupełnie inaczej niż po 4 tygodniach.
2. Kontakt z dłużnikiem.
   Jeśli odpowiada, odbiera telefon i deklaruje spłatę, to zupełnie inna sytuacja niż całkowity brak reakcji.
3. Relacja biznesowa.
   Branża, kwota i relacja między firmami – to wszystko wpływa na to, jakie działania mają sens.
4. Sytuacja finansowa dłużnika.
   Jeśli firma ma jeszcze płynność i reguluje inne zobowiązania, szanse na odzyskanie pieniędzy są realne. Jeśli jednak zaczynają pojawiać się zaległości wobec wielu podmiotów, problem szybko przestaje dotyczyć jednej faktury.
5. Kwota należności.
   Czym innym jest odzyskanie 10 000 zł, a czym innym 100 000 zł. W drastycznych przypadkach większa firma może machnąć ręka na małe kwoty. Jednak przy większych warto iść do sądu.
6. Historia współpracy.
   Inaczej wygląda sytuacja, kiedy to pierwsza zaległość po latach współpracy, a inaczej, jeśli opóźnienia powtarzają się regularnie. W drugim przypadku brak reakcji tylko utrwala schemat.
7. Jakość dokumentów.
   Umowa, potwierdzenie wykonania usługi, protokół zdawczo-odbiorczy itp. Im lepiej udokumentowana transakcja, tym większa kontrola nad dalszymi działaniami.

Dlatego, poza procedurami i określonym planem działania, należy jeszcze wziąć pod uwagę, co w tej konkretnej sytuacji będzie najlepsze dla firmy. Zimna, skalkulowana decyzja biznesowa jest znacznie lepsza od chęci zemsty na dłużniku.

„Każda sprawa jest inna i charakteryzuje się innym ryzykiem.” – wyjaśnia codzienność działań windykacyjnych Piotr Brzostowiecki, prezes firmy windykacyjnej Solventoir sp. z o.o. – „Rozwiązaniem jest elastycznie reagować na indywidualną sytuację pomiędzy firmą wierzyciela a dłużnikiem. Nie chodzi o to, żeby zawsze robić to samo, tylko w odpowiednim momencie zmienić podejście na takie, które przyniesie najlepsze efekty.” – wyjaśnia specyfikę branży windykacyjnej Piotr Brzostowiecki z Solventoir.

Windykacja długu a relacje biznesowe – mit, który blokuje decyzje

Jednym z najczęstszych powodów odwlekania decyzji jest obawa o dobre relacje z klientem.

• „Poczekajmy jeszcze chwilę, może sam zapłaci”,
• „To dobry klient, szkoda go stracić”,
• „Może ma chwilowy problem, damy mu czas”.

Okazuje się jednak, że mimo wszystko większość właścicieli firm zdaje sobie sprawę, że przypomnienie o płatności i podjęcie działań windykacyjnych należy raczej do standardowych elementów współpracy biznesowej niż do czegoś, co powinno budzić obawy. Z badań wynika, że aż 62% przedsiębiorców uważa, że upominanie się o zaległe płatności nie psuje relacji z kontrahentami².

Relacja biznesowa opiera się na prostych zasadach. Jak jest usługa czy towar, to pojawia się płatność. Jeśli jedna strona nie realizuje swoich zobowiązań, to problemem staje brak właściwej reakcji na taką sytuację. Bardzo często to właśnie brak działania psuje relację B2B bardziej niż sama windykacja.

Czy windykacja to koszt, czy raczej decyzja o kontroli nad pieniędzmi?

Na pierwszy rzut oka windykacja wygląda jak dodatkowy koszt, który pojawia się wtedy, kiedy pojawia się problem. Pytanie tylko, czy nie jest dokładnie odwrotnie? Brak działania kosztuje więcej.

Każda niezapłacona faktura oznacza decyzję, czy firma nadal chce finansować swojego kontrahenta. I jak długo to potrwa? Tak naprawdę przedsiębiorca, który nie windykuje swojej należności kredytuje działalność swojego klienta. Pieniądze nie pracują dla firmy, tylko na rzecz dłużnika.

To widać w skali całego rynku. 46,2 miliardy złotych zamrożonych w niezapłaconych fakturach³ oraz tysiące firm, które finansują swoich kontrahentów – często nieświadomie.

I widać to też na poziomie pojedynczej firmy. Jedna niezapłacona faktura to jeszcze problem operacyjny. Kilka zaczyna wpływać na płynność. Kilkanaście zmienia sposób funkcjonowania całego biznesu.

Dlatego windykacja należności powinna stanowić normalny element zarządzania firmą. Oczywiście chodzi o to, żeby kontrahent zapłacił. Ale równie ważna, a może nawet ważniejsza pozostaje kontrola nad płynnością finansową przedsiębiorstwa.:

1. https://media.bik.pl/informacje-prasowe/863321/84-firm-w-polsce-doswiadcza-opoznien-w-platnosciach-czas-odwrocic-ten-trend ↩︎
2. https://media.big.pl/informacje-prasowe/849295/big-liczba-az-62-proc-przedsiebiorcow-uwaza-ze-upominanie-sie-o-zalegla-platnosc-nie-psuje-im-dobrych-relacji-z-kontrahentami ↩︎
3. https://goodonepr.prowly.com/445524-big-infomonitor-gospodarcze-trzy-filary-pod-presja-budownictwo-handel-i-produkcja-generuja-blisko-polowe-zaleglych-dlugow-polskiego-biznesu ↩︎