Firmy z branży transportowej mają niewiele czasu na przygotowanie się do kolejnej zmiany. Od 1 lipca 2026 roku wchodzą w życie nowe wymogi w zakresie monitorowania pojazdów i czasu pracy kierowców. Mimo że temat dotyczy w pierwszej kolejności dużych przewoźników, część obowiązków obejmie również mniejsze firmy. Brak zgodności z przepisami grozi karą sięgającą 12 tysięcy złotych.
Czego dotyczy nowy obowiązek?
Zmiany wynikają z dostosowania krajowych przepisów do unijnego pakietu mobilności oraz aktualizacji rozporządzeń dotyczących tachografów cyfrowych nowej generacji. Pojazdy wykonujące przewóz komercyjny ponad granicami państw oraz część pojazdów wykorzystywanych w transporcie krajowym muszą być wyposażone w tachografy inteligentne drugiej generacji. Urządzenia te rejestrują dokładną lokalizację pojazdu w określonych momentach przejazdu, a dane są dostępne dla służb kontrolnych w czasie rzeczywistym.
Druga zmiana dotyczy archiwizacji danych z kart kierowcy. Przedsiębiorca przewozowy ma obowiązek pobierania danych z karty kierowcy co najmniej raz na 28 dni, a z tachografu pojazdu co najmniej raz na 90 dni. Brak pobrania danych w terminie to jedno z najczęściej typowanych naruszeń podczas kontroli Inspekcji Transportu Drogowego.
Kogo dotyczy zmiana
Nowe obowiązki obejmują:
| Grupa | Zakres obowiązków |
|---|---|
| Firmy wykonujące przewóz międzynarodowy | Tachograf inteligentny drugiej generacji, pełne raportowanie |
| Przewoźnicy krajowi pojazdami powyżej 3,5 tony | Aktualizacja oprogramowania tachografu, regularne pobieranie danych |
| Firmy z pojazdami od 2,5 do 3,5 tony w przewozie międzynarodowym | Obowiązek wyposażenia w tachograf od 2026 roku |
| Kierowcy zawodowi | Karta kierowcy, prawidłowe rejestrowanie czasu pracy |
Najczęściej zaskakiwani zmianami są właściciele mniejszych firm transportowych, którzy do tej pory operowali wyłącznie w kraju pojazdami do 3,5 tony. Część z nich wjeżdża okazjonalnie na rynki sąsiednich państw, na przykład Niemiec lub Czech, nie zdając sobie sprawy, że już taki przewóz uruchamia obowiązki wynikające z pakietu mobilności.
Wysokość kar
Inspekcja Transportu Drogowego może nałożyć karę pieniężną za każde stwierdzone naruszenie. Najczęstsze kary dotyczą braku pobrania danych z karty kierowcy w terminie (do 1500 zł za każdy przypadek), nieprawidłowego rejestrowania czasu pracy (do 2000 zł), braku wymaganego tachografu lub jego nieprawidłowej eksploatacji (do 12 000 zł). Kary mogą się kumulować, więc jedna kontrola potrafi zakończyć się sankcją sięgającą kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Jak się przygotować?
Warto już teraz zweryfikować, czy używane pojazdy spełniają nowe wymogi techniczne. Aktualizacja oprogramowania tachografu w autoryzowanym serwisie zajmuje zwykle dzień roboczy, ale w okresie wzmożonego zainteresowania, czyli czerwiec 2026 roku, terminy mogą być wydłużone. Druga rzecz to procedura pobierania danych. W mniejszych firmach często odpowiada za nią właściciel lub jeden pracownik, co przy nieobecności tej osoby prowadzi do przekroczenia terminów. Ustalenie zastępstwa i prowadzenie prostego rejestru pobrań danych eliminuje ryzyko.
W przypadku firm, które wykonują przewóz tylko sporadycznie, sensownym rozwiązaniem może być korzystanie z usług zewnętrznych operatorów, którzy zdalnie pobierają i archiwizują dane z floty klienta. Koszt takiej usługi jest zwykle wielokrotnie niższy niż jedna kara.