Wybór szafy kartotekowej najlepiej zacząć od określenia rodzaju i formatu dokumentów, które będą w niej przechowywane. Innej konstrukcji wymaga bieżąca kartoteka pacjentów, innej akta osobowe w teczkach wiszących, a jeszcze innej drobne formularze, koperty czy karty ewidencyjne.
Dopasowanie układu szuflad, pojemności i sposobu segregowania ułatwia utrzymanie porządku oraz szybkie odnajdywanie potrzebnych dokumentów.
Czym szafa kartotekowa różni się od zwykłej szafy biurowej?
Szafa kartotekowa jest przeznaczona do uporządkowanego przechowywania dokumentacji w szufladach dopasowanych do określonego formatu. W przeciwieństwie do zwykłej szafy biurowej z półkami jej konstrukcja ułatwia segregowanie dużej liczby kart, teczek lub kopert.
Najważniejsze różnice dotyczą:
- sposobu przechowywania – dokumenty trafiają do wysuwanych szuflad zamiast na półki,
- organizacji kartotek – można stosować podział alfabetyczny, numerowy, rzeczowy lub według innych przyjętych zasad,
- dostępu do dokumentów – właściwą kartę lub teczkę można odnaleźć bez przekładania całej zawartości szafy,
- wygody użytkowania – wysuwane szuflady ułatwiają dostęp do dokumentacji wykorzystywanej na co dzień.
Takie rozwiązania stosuje się między innymi w biurach, archiwach, rejestracjach medycznych, działach kadr i administracji.
Przy codziennej pracy z dużą liczbą dokumentów ważna jest konstrukcja szuflad, prowadnic i sposób organizacji kartotek.
Rodzaj dokumentacji powinien decydować o konstrukcji szafy
Nie ma jednego modelu odpowiedniego do wszystkich zastosowań. Wybór zależy od tego, czy przechowywane są luźne dokumenty, karty, koperty, teczki wiszące czy dokumentacja medyczna.
Format dokumentów ma znaczenie praktyczne
Format dokumentacji wpływa bezpośrednio na wymiary szuflad i sposób codziennego korzystania z kartoteki.
| Rodzaj dokumentacji | Format | Przykładowe rozwiązanie |
| dokumentacja biurowa i kartoteki | A4 | szafy kartotekowe dopasowane do formatu A4 |
| mniejsze kartoteki | A5 | szuflady dopasowane do kart A5 |
| małe karty ewidencyjne | A6 | szafy kartotekowe na mniejsze formaty |
| koperty i dokumentacja medyczna | B5 | szafy przystosowane do kopert B5 |
| małe koperty, karty i korespondencja | C6 | szafy kartotekowe formatu C6 |
| akta w teczkach wiszących | A4 i inne dostępne formaty | szafy przystosowane do teczek wiszących |
Jeżeli szuflada nie jest dopasowana do formatu dokumentów, karty mogą się przesuwać i trudniej utrzymać ich właściwy układ.
Zbyt ciasna przestrzeń może z kolei powodować zaginanie dokumentów i utrudniać ich wyjmowanie. Dlatego przed zakupem warto sprawdzić nie tylko sam format, ale również rzeczywistą liczbę przechowywanych kart, teczek lub kopert.
Kiedy wybrać szafy na koperty i dokumentację medyczną?
Szafy przeznaczone na koperty sprawdzają się tam, gdzie przechowuje się dużą liczbę mniejszych dokumentów, kart lub kopert i potrzebny jest szybki dostęp do konkretnej pozycji.
Takie rozwiązania mogą być stosowane między innymi w:
- rejestracjach medycznych,
- placówkach medycznych,
- laboratoriach,
- działach administracyjnych,
- archiwach.
W przypadku dokumentacji medycznej znaczenie ma również sposób jej codziennego obiegu. Kartoteki pacjentów mogą być regularnie pobierane, odkładane i segregowane według nazwisk, numerów, poradni lub innych przyjętych kryteriów.
W takiej sytuacji przydatne są szuflady przystosowane do częstego użytkowania oraz możliwość czytelnego oznaczenia ich zawartości.
Jeżeli w szafie przechowywane są dane osobowe lub dokumentacja medyczna, trzeba uwzględnić również obowiązujące w danej placówce zasady dostępu do dokumentów oraz wymagania wynikające z przepisów. Sam zamek zastosowany w meblu nie przesądza o zgodności całego sposobu przechowywania dokumentacji z RODO lub innymi regulacjami.
Teczki wiszące, liczba szuflad i wygoda użytkowania
Szafy na teczki wiszące są przydatne wtedy, gdy dokumenty są grupowane według konkretnych spraw i regularnie uzupełniane.
Teczki pozwalają dodawać kolejne dokumenty bez konieczności przekładania całej zawartości, dlatego są stosowane między innymi w:
- kadrach,
- księgowości,
- administracji,
- sekretariatach,
- działach obsługi klienta.
Liczba i wysokość szuflad
Liczbę szuflad należy dopasować do rodzaju dokumentów oraz sposobu ich segregowania.
Niższe szuflady dobrze sprawdzają się przy kartotekach A5 lub A6. Przy teczkach wiszących potrzebna jest konstrukcja dostosowana do ich wysokości oraz sposobu zawieszenia.
Przy dokumentacji używanej na co dzień większa liczba sekcji może skrócić czas potrzebny na odnalezienie właściwej kartoteki.
Nie oznacza to jednak, że większa liczba szuflad zawsze będzie lepsza. W praktyce ważniejsze jest dopasowanie ich układu do rzeczywistego sposobu pracy.
Szybkie wyszukiwanie i segregowanie
Szafa kartotekowa powinna ułatwiać codzienną organizację dokumentacji.
Przy wyborze warto sprawdzić:
- czy szuflady można czytelnie opisać,
- czy można zastosować przekładki lub dodatkowe podziały,
- czy dokumenty można zachować w stałym porządku alfabetycznym lub numerowym,
- czy szuflady otwierają się płynnie przy większym obciążeniu.
Do takiego sposobu przechowywania przeznaczone są specjalistyczne szafy kartotekowe, których układ szuflad można dobrać do konkretnego formatu dokumentacji.
Przy dużej liczbie dokumentów ważna jest stabilność konstrukcji
Przy intensywnym użytkowaniu znaczenie ma nie tylko pojemność, ale również sposób wykonania szafy.
Warto zwrócić uwagę na:
- stabilny korpus – szczególnie przy dużym obciążeniu szuflad,
- prowadnice – powinny umożliwiać płynne wysuwanie i wsuwanie szuflad,
- blokadę jednoczesnego wysuwu kilku szuflad – jeśli występuje w danym modelu,
- centralne zamykanie – jeśli sposób przechowywania dokumentów tego wymaga,
- możliwość wypoziomowania mebla – przydatną szczególnie na nierównych podłogach.
W biurach, archiwach i działach administracyjnych szafa kartotekowa może być otwierana wiele razy w ciągu dnia, dlatego trwałość prowadnic i całej konstrukcji ma bezpośrednie znaczenie dla wygody pracy.
Jak dobrać pojemność szafy?
Przed zakupem warto określić rzeczywistą liczbę dokumentów, które będą przechowywane w szafie.
Chcesz częściej widzieć treści BNBN w Google?Dodaj nas do ulubionych źródełMożna zrobić to w kilku krokach:
- policzyć dokumenty według formatów,
- podzielić je na dokumentację bieżącą i archiwalną,
- sprawdzić miesięczny lub roczny przyrost liczby kart lub teczek,
- uwzględnić miejsce zajmowane przez przekładki i oznaczenia,
- określić częstotliwość przenoszenia starszych dokumentów do archiwum.
Jeżeli obecnie przechowywanych jest na przykład 1200 kart, a miesięcznie przybywa kolejnych 80, zakup szafy mieszczącej dokładnie aktualny zasób szybko doprowadzi do braku miejsca.
Lepiej uwzględnić przewidywany przyrost dokumentacji w okresie, na jaki planowane jest użytkowanie szafy.
Jedna duża szafa czy kilka mniejszych?
Nie zawsze największy model będzie najbardziej praktyczny.
Kilka mniejszych szaf może być wygodniejszym rozwiązaniem, jeśli dokumentację wykorzystuje jednocześnie kilka osób albo poszczególne grupy akt mają być przechowywane oddzielnie.
Takie rozwiązanie pozwala również rozdzielić dokumenty według:
- działów,
- typów spraw,
- lat,
- zakresów numeracji,
- rodzaju dokumentacji.
Trzeba uwzględnić również warunki w pomieszczeniu.
Znaczenie mają:
- szerokość przejść,
- miejsce potrzebne do pełnego wysunięcia szuflad,
- możliwość swobodnego poruszania się między meblami,
- dostęp do innych szaf i stanowisk pracy.
Dobór układu szaf powinien więc wynikać zarówno z liczby dokumentów, jak i organizacji pracy w danym pomieszczeniu.
Jak wybrać odpowiednią szafę kartotekową?
Przed podjęciem decyzji najlepiej sprawdzić:
- rodzaj dokumentacji,
- format kart, teczek lub kopert,
- sposób segregowania,
- liczbę dokumentów,
- przewidywany przyrost liczby dokumentów,
- częstotliwość korzystania z dokumentacji,
- wymagania dotyczące kontroli dostępu,
- dostępną przestrzeń w pomieszczeniu.
Na tej podstawie można dobrać odpowiednią liczbę szuflad, ich układ oraz wymiary szafy.
KART-MAP (kart-map.pl) produkuje szafy kartotekowe przeznaczone między innymi do dokumentów A4, A5 i A6, kopert B5 i C6, dokumentacji medycznej oraz teczek wiszących. Przy wyborze modelu warto więc zacząć od rzeczywistego formatu dokumentów, a następnie dobrać liczbę szuflad, sposób segregowania i wymagane zabezpieczenia.