Przedsiębiorcy dopiero oswajają się z Krajowym Systemem e-Faktur, a Ministerstwo Finansów już zapowiada jego przebudowę. Po pięciu miesiącach od startu i serii zgłaszanych przez firmy problemów resort rozpoczął konsultacje, z których wyłaniają się pierwsze konkretne nowości. Większość z nich ma wejść w życie z początkiem 2027 r.
Krajowy System e-Faktur ruszył 1 lutego 2026 r. Tego dnia wystawianie faktur w systemie stało się obowiązkowe dla największych podatników, czyli tych, którzy w 2024 r. zanotowali obrót powyżej 200 mln zł. Z dniem 1 kwietnia do systemu dołączyli pozostali przedsiębiorcy, których sprzedaż przekracza 10 tys. zł miesięcznie. Firmy mieszczące się poniżej tego limitu mogą pozostać poza systemem do końca roku.
Wciąż obowiązują też odroczenia. Do 31 grudnia 2026 r. przedsiębiorcy mogą nadal wystawiać faktury przy użyciu kas fiskalnych oraz korzystać z tak zwanych faktur uproszczonych, czyli paragonów z numerem NIP nabywcy do kwoty 450 zł. W obecnej wersji KSeF służy przede wszystkim do wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych, a także do ich automatycznej archiwizacji. To krok w stronę cyfryzacji obiegu dokumentów i uproszczenia związanych z nim procedur.
Problemy, które zgłaszały firmy
Od początku system dawał się przedsiębiorcom mocno we znaki, zarówno od strony technicznej, jak i przepisów. Jednym z najczęstszych kłopotów było nadawanie uprawnień. Wiele firm generowało certyfikaty, ale nie przydzielało użytkownikom odpowiednich uprawnień do ich wykorzystania. W rezultacie dostęp bywał poprawnie skonfigurowany technicznie, ale użytkownicy i tak nie mogli wykonywać podstawowych operacji, bo system na to nie pozwalał. Przedsiębiorcy zwlekali też do ostatniej chwili z generowaniem tokenów i certyfikatów.
Sporym zaskoczeniem okazał się brak możliwości usuwania lub modyfikacji dokumentów po ich zarejestrowaniu, co stanowiło dużą zmianę wobec praktyki sprzed wejścia w życie systemu. Trudności sprawiały nie tylko treści na fakturze, ale również wymogi techniczne, w tym limity, których na pierwszy rzut oka nie widać, przez co łatwiej było popełnić błąd. To właśnie skala i różnorodność tych problemów skłoniły Ministerstwo Finansów do rozważenia zmian i poprawek.
KSeF ma stać się narzędziem na każdym etapie obsługi faktury
Konsultacje już się rozpoczęły, a resort zapowiada, że to początek dłuższego cyklu. Jak zaznaczył Tomasz Traktkiewicz, dyrektor Departamentu Podatku od Towarów i Usług w Ministerstwie Finansów, podczas Kongresu Rady Podatkowej Konfederacji Lewiatan, w planach jest modernizacja aplikacji, która ma zostać lepiej dostosowana do potrzeb firm i zyskać bardziej biznesowy charakter.
Kluczowa jest zmiana filozofii systemu. Według planu ministerstwa KSeF ma przestać być wyłącznie narzędziem do wystawiania i przechowywania faktur, a stać się rozwiązaniem wspierającym obsługę dokumentów na każdym etapie, od wystawienia faktury aż po rozliczenie płatności. W tym celu resort planuje wprowadzenie dodatkowych danych biznesowych w interfejsie API KSeF 2.0. Mają być one prezentowane w formie zdarzeń powiązanych z e-fakturami, obejmujących zarówno operacje wykonywane na fakturze przez dany podmiot, jak i inne zdarzenia związane z tym dokumentem.
Tokeny zostają na dłużej
Jedną z konkretnych propozycji jest utrzymanie tokenów jako jednej z metod logowania do systemu. Ze względu na zainteresowanie tym narzędziem, jego bezpieczeństwo oraz wygodę w codziennej pracy, Ministerstwo Finansów zaproponowało, by tokeny były dostępne również po 31 grudnia 2026 r.
W planach są też usprawnienia samego mechanizmu. Resort chce wprowadzić możliwość określania terminu ważności tokenów w przedziale od 1 do 365 dni oraz nowe uprawnienie, które po uprzedniej zgodzie właściciela pozwoli na automatyczne odnowienie tokenu w systemie. To rozwiązania, które mają ograniczyć ryzyko nagłej utraty dostępu i zmniejszyć liczbę czynności administracyjnych po stronie firm.
Wyższe limity API i zgłaszanie podejrzanych faktur
Osobny pakiet zmian dotyczy komunikacji systemów firmowych z KSeF przez API. Od początku przedsiębiorcy zwracali uwagę na limity zapytań kierowanych do systemu, co szczególnie dotyczyło dużych organizacji przetwarzających setki tysięcy dokumentów miesięcznie. Dlatego jednym z rozważanych kierunków jest zwiększenie tych limitów oraz dalsza poprawa wydajności komunikacji między systemami przedsiębiorców a KSeF.
Dyskutowana jest również możliwość zgłaszania podejrzanych faktur bezpośrednio przez API. W praktyce oznaczałoby to, że system finansowo-księgowy, który wykryje potencjalnie nieautoryzowany dokument, mógłby automatycznie przesłać odpowiednią informację do administracji skarbowej. Zmiany wypracowane w ramach konsultacji mają wejść w życie z początkiem 2027 r., a resort wciąż zbiera uwagi i propozycje od przedsiębiorców pod adresem mailowym przeznaczonym do konsultacji.