Komu mogą grozić kary za błędy w KSeF?

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur oznacza dla przedsiębiorców zmianę sposobu wystawiania i przekazywania faktur. W praktyce pojawiają się więc pytania nie tylko o prawidłową obsługę systemu, ale również o odpowiedzialność za pomyłki, niedotrzymanie wymaganych terminów czy wystawienie dokumentu poza KSeF. Komu mogą grozić kary za błędy w KSeF i jakie nieprawidłowości mogą prowadzić do konsekwencji? Warto przy tym odróżnić sam obowiązek korzystania z systemu od przepisów dotyczących sankcji. Zgodnie z aktualnymi zapowiedziami Ministerstwa Finansów stosowanie kar pieniężnych za błędy związane z KSeF ma zostać odroczone do końca 2027 roku. Dlatego przedsiębiorcy powinni wykorzystać okres przejściowy na uporządkowanie procedur fakturowania i przygotowanie firmy do prawidłowej obsługi systemu.

Jakie błędy w KSeF mogą skutkować karą dla przedsiębiorcy?

Nie każda pomyłka związana z fakturą automatycznie oznacza sankcję. W kontekście odpowiedzialności znaczenie mają przede wszystkim naruszenia obowiązków dotyczących prawidłowego wystawiania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych. Kary KSeF mogą dotyczyć między innymi sytuacji, w których przedsiębiorca mimo obowiązku wystawi fakturę poza systemem albo nie prześle jej do KSeF w wymaganym terminie.

Szczególną uwagę trzeba zwrócić na faktury wystawiane w okresie awarii lub niedostępności systemu. Przepisy przewidują określone sposoby postępowania w takich sytuacjach, dlatego przedsiębiorca powinien wiedzieć, kiedy może wystawić dokument poza systemem oraz w jakim terminie należy później przekazać go do KSeF. Problemem może być więc nie samo skorzystanie z procedury awaryjnej, lecz niedotrzymanie związanych z nią obowiązków.

Innym obszarem ryzyka jest nieprawidłowe korzystanie z systemu przez osoby działające w imieniu firmy. Warto wcześniej uporządkować uprawnienia pracowników, księgowych oraz biura rachunkowego i ustalić, kto odpowiada za poszczególne etapy wystawiania faktur. Samo KSeF logowanie nie oznacza bowiem, że dana osoba posiada wszystkie uprawnienia potrzebne do wykonania określonej czynności w systemie.

W praktyce firma powinna również zadbać o procedury na wypadek problemów technicznych. Istotne jest ustalenie, kto kontroluje status wysłanych dokumentów, reaguje na ich odrzucenie oraz sprawdza, czy faktura rzeczywiście została przyjęta przez system. Pozwala to ograniczyć sytuacje, w których błąd techniczny lub organizacyjny pozostaje niezauważony przez dłuższy czas.

Trzeba przy tym uwzględnić okres przejściowy dotyczący sankcji. Oznacza to, że moment rozpoczęcia obowiązkowego korzystania z KSeF nie musi być jednocześnie momentem rozpoczęcia stosowania wszystkich przewidzianych kar. Dlatego przy ocenie konsekwencji konkretnego błędu zawsze należy sprawdzić przepisy obowiązujące w dniu jego popełnienia.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przygotowanie w firmie jasnej procedury obsługi faktur: od ich wystawienia, przez wysłanie i weryfikację statusu, aż po postępowanie w razie awarii. Dzięki temu odpowiedzialność poszczególnych osób jest jasno określona, a ryzyko przeoczenia terminów lub pozostawienia niewysłanego dokumentu znacząco się zmniejsza.

KSeF a odpowiedzialność księgowego i biura rachunkowego – kto odpowiada za pomyłki?

Przekazanie obsługi faktur księgowemu lub zewnętrznemu biuru rachunkowemu nie oznacza automatycznie przeniesienia wszystkich obowiązków związanych z KSeF. Z punktu widzenia przepisów podatkowych kluczowe znaczenie ma podatnik, czyli przedsiębiorca, w którego imieniu wystawiane są faktury. Dlatego warto dokładnie ustalić, które czynności wykonuje firma, a które zostały powierzone podmiotowi obsługującemu księgowość.

Biuro rachunkowe może otrzymać odpowiednie uprawnienia pozwalające na wykonywanie określonych operacji w systemie. Zakres dostępu powinien odpowiadać rzeczywistym zadaniom danej osoby. W procesie uwierzytelniania i korzystania z systemu może być wykorzystywany między innymi certyfikat KSeF, dlatego firma powinna zadbać również o właściwe zarządzanie dostępem oraz bezpieczeństwo stosowanych metod uwierzytelniania.

Duże znaczenie ma umowa zawarta z biurem rachunkowym. Powinna jasno określać, kto wystawia faktury, kto odpowiada za ich przesłanie do systemu, kto sprawdza status dokumentów oraz kto reaguje w przypadku odrzucenia faktury lub problemów technicznych. Pozwala to ograniczyć sytuacje, w których każda ze stron zakłada, że określone zadanie wykona druga.

Jeżeli księgowy popełni błąd, trzeba rozróżnić odpowiedzialność podatnika wobec organów podatkowych od odpowiedzialności biura rachunkowego wobec klienta. Ewentualne rozliczenia pomiędzy przedsiębiorcą a biurem mogą zależeć między innymi od zawartej umowy, zakresu powierzonych obowiązków oraz okoliczności, w których doszło do pomyłki. Sam fakt korzystania z usług zewnętrznej księgowości nie powinien więc być traktowany jako automatyczne zwolnienie przedsiębiorcy z odpowiedzialności związanej z jego obowiązkami podatkowymi.

W praktyce równie ważne jak przyznanie uprawnień jest ich regularne kontrolowanie. Gdy pracownik zmienia stanowisko, księgowy przestaje obsługiwać firmę albo przedsiębiorca rozpoczyna współpracę z innym biurem rachunkowym, dostęp do systemu powinien zostać odpowiednio zaktualizowany. Ogranicza to ryzyko wykonywania operacji przez osoby, które nie powinny już mieć takich możliwości.

Dobrym rozwiązaniem jest więc stworzenie prostego podziału odpowiedzialności jeszcze przed rozpoczęciem regularnej obsługi faktur w KSeF. Przedsiębiorca i biuro rachunkowe powinni wiedzieć nie tylko, kto wystawia dokumenty, ale również kto kontroluje ich poprawność, terminy oraz skuteczne przesłanie do systemu. Dzięki temu łatwiej zapobiegać pomyłkom i szybko reagować, gdy mimo zastosowanych procedur pojawi się błąd.