Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT nie dostaną dodatkowych dwóch lat na przejście na elektroniczną księgę przychodów i rozchodów. Jak podaje piątkowa „Rzeczpospolita”, Ministerstwo Finansów zrezygnowało z wyjątku, który jeszcze latem zapowiadało dla tej grupy. To oznacza, że od 1 stycznia 2027 r. e-księgę i obowiązek wysyłki pliku JPK do urzędu skarbowego będą mieli w praktyce wszyscy przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów.
Dla wielu drobnych przedsiębiorców to niemiła niespodzianka. Liczyli, że zamiast prowadzić księgę w programie komputerowym i przesyłać ją skarbówce w ustalonym formacie, jeszcze przez kilka lat zostaną przy dotychczasowych zasadach. Resort wskazuje, że poradzą sobie z nowym obowiązkiem dzięki darmowej aplikacji e-mikrofirma, która ma zostać rozbudowana.
E-księga i JPK: kogo dotyczy obowiązek od 2027 roku
Podatkowa księga przychodów i rozchodów, w skrócie KPiR, to podstawowa ewidencja, w której mali przedsiębiorcy rozliczający PIT według skali lub podatkiem liniowym zapisują przychody i koszty. Ustawa o PIT od 1 stycznia 2026 r. wymaga prowadzenia jej przy użyciu programu komputerowego, choć obowiązek obejmuje firmy stopniowo. Po zakończeniu roku podatkowego cała księga trafia do urzędu skarbowego jako Jednolity Plik Kontrolny (JPK_PKPIR), czyli plik w ujednoliconym formacie, który skarbówka może automatycznie analizować.
Obowiązek wchodzi w dwóch etapach. Od 2026 r. dotyczy firm, które rozliczają VAT co miesiąc i wysyłają miesięczny plik JPK_V7M. Od 2027 r. obejmuje pozostałych przedsiębiorców prowadzących KPiR, czyli rozliczających VAT kwartalnie oraz zwolnionych z VAT. Nie dotyczy to firm prowadzących pełną księgowość, które mają własne terminy.
| Grupa przedsiębiorców | E-księga od | Pierwszy plik JPK do urzędu |
|---|---|---|
| Miesięczny VAT (JPK_V7M) | 1 stycznia 2026 r. | do 30 kwietnia 2027 r. |
| Kwartalny VAT (JPK_V7K) | 1 stycznia 2027 r. | do 2 maja 2028 r. |
| Zwolnieni z VAT | 1 stycznia 2027 r. | do 2 maja 2028 r. |
Źródło: ustawa o PIT, rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r., taxe.pl
Plik z księgą za dany rok wysyła się raz, w terminie na złożenie zeznania rocznego PIT. Przedsiębiorca zwolniony z VAT, który od stycznia 2027 r. poprowadzi e-księgę, pierwszy plik JPK z danymi za 2027 r. prześle więc do urzędu w 2028 r.
Ministerstwo Finansów wycofało się z odroczenia
Jeszcze w sierpniu sytuacja wyglądała inaczej. Jak opisywała firma doradcza BDO, 19 sierpnia na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawił się projekt rozporządzenia, który zwalniał z prowadzenia KPiR w programie komputerowym i wysyłki JPK_PKPIR za lata 2027 i 2028 przedsiębiorców niebędących czynnymi podatnikami VAT. Jako główny powód resort podawał wtedy powszechną niegotowość dostawców oprogramowania.
Według „Rzeczpospolitej” z tego wyjątku dla firm zwolnionych z VAT ministerstwo ostatecznie zrezygnowało. Kto liczył na to, że nowe obowiązki sprawozdawcze zostaną przesunięte, musi się przygotować na start za niespełna dwa miesiące. Dla porównania, w przypadku spółek płacących CIT ten sam sierpniowy pakiet projektów przewidywał zawieszenie na trzy lata wysyłki ewidencji środków trwałych w formacie JPK_ST_KR, tak aby pierwszy taki plik trafił do urzędu dopiero w 2030 r.
Darmowa aplikacja e-mikrofirma ma zastąpić płatny program
Odpowiedzią resortu na obawy przedsiębiorców ma być e-mikrofirma, czyli bezpłatna aplikacja Ministerstwa Finansów dla najmniejszych firm. Już dziś pozwala ona prowadzić ewidencję VAT, wysyłać pliki JPK oraz wystawiać i odbierać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Jak w październiku pisał serwis dlahandlu.pl, jej główną słabością był brak pełnej obsługi KPiR. Resort zapowiedział, że aplikacja zostanie rozbudowana o funkcje księgowe, tak aby mały przedsiębiorca mógł w jednym narzędziu prowadzić e-księgę i wysłać ją do urzędu.
Chcesz częściej widzieć treści BNBN w Google?Dodaj nas do ulubionych źródeł
Dla właściciela małej firmy, który do tej pory prowadził księgę ręcznie lub w prostym arkuszu, może to oznaczać oszczędność, bo nie będzie musiał kupować płatnego programu księgowego. Ministerstwo nie podało jednak dotąd konkretnej daty udostępnienia nowych funkcji, a do startu obowiązku zostało mniej niż dwa miesiące.
Nowa KPiR ma 19 kolumn i numer z KSeF
E-księga to nie tylko inny sposób przechowywania danych. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR, które rozszerzyło księgę z 17 do 19 kolumn. Jak wyjaśnia serwis infor.pl, w nowych kolumnach wpisuje się numer faktury nadany w KSeF oraz numer identyfikacji podatkowej kontrahenta, czyli w praktyce jego NIP.
Zmieniły się też zasady wpisów. Przychód co do zasady trzeba zaksięgować do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został osiągnięty. Sprzedaż ujmuje się na podstawie pojedynczych faktur, a nie zestawień. Przy niektórych zakupach w handlu detalicznym sam paragon bez NIP nie wystarczy już jako dowód księgowy i potrzebna jest faktura uproszczona z numerem NIP nabywcy.
Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, którzy dotąd prowadzili księgę na papierze, mają więc do końca grudnia czas na wybór narzędzia: płatnego programu, usług biura rachunkowego albo rozbudowanej e-mikrofirmy, jeśli ministerstwo zdąży ją udostępnić. Odrębne przepisy dotyczą firm na ryczałcie, które prowadzą elektroniczną ewidencję przychodów i wysyłają ją do urzędu jako plik JPK_EWP.