„Mamy 30 m², logo i stronę internetową. Czy możecie przygotować projekt?” — dla wielu firm to wystarczający brief. Potem wykonawca pyta: ilu pracowników będzie na stoisku, co chcecie pokazać, ile spotkań odbywa się jednocześnie, czy potrzebny jest magazyn. I pojawia się wątpliwość: skoro zatrudniamy profesjonalistów, dlaczego to my mamy im mówić, co zaprojektować?
Nie musicie. Budowa stoisk targowych wymaga jednak jasnego podziału odpowiedzialności: wystawca powinien wiedzieć, co chce osiągnąć i co będzie działo się na stoisku, a wykonawca — jak to wszystko zmieścić, zorganizować i zbudować.
Zacznij od określenia celów udziału w targach
Zanim powstaną pierwsze szkice, wykonawca musi zrozumieć, po co firma jedzie na targi. Ten cel będzie wpływał na niemal każdą decyzję projektową. Samo hasło „targowe stoiska” niewiele mówi projektantowi o tym, jak przestrzeń ma działać. Znacznie ważniejszy jest cel udziału w wydarzeniu.
Ustal, co firma chce osiągnąć podczas wydarzenia
„Chcemy, żeby było nowocześnie i robiło wrażenie” — to jeszcze nie jest cel. Dla projektanta ważniejsza jest informacja, czy handlowcy mają przeprowadzić kilkadziesiąt krótkich rozmów, sześć zamkniętych spotkań z dystrybutorami czy demonstrację nowego produktu.
To samo stoisko wystawiennicze może więc wymagać zupełnie innego projektu zależnie od celu udziału w targach.
Określ, do kogo ma trafiać komunikacja
Nie trzeba samodzielnie decydować, gdzie stanie recepcja. Trzeba powiedzieć wykonawcy, kto ma przy niej stanąć. Profesjonalne stoisko targowe dla szerokiego ruchu odwiedzających będzie działało inaczej niż przestrzeń przeznaczona głównie do spotkań B2B.
Przygotuj informacje potrzebne do stworzenia stoiska
Na tym etapie nie trzeba jeszcze wiedzieć, jak stoisko ma wyglądać. Znacznie ważniejsze jest zebranie informacji, których firmy budujące stoiska targowe nie wywnioskują z logo, strony internetowej ani liczby metrów kwadratowych.
Określ, co musi znaleźć się na stoisku
Wyobraź sobie, że pierwsza wizualizacja jest prawie zaakceptowana. Wtedy okazuje się, że trzeba jeszcze zmieścić 200-kilogramową maszynę, zamykany magazyn, ekspres do kawy i stół dla sześciu osób.
Projekt wraca na biurko.
Dlatego wymagania dotyczące produktów, sprzętu, spotkań czy zaplecza warto określić wcześniej. To one mają bezpośredni wpływ na projekt zabudowy stoisk targowych.
Zbierz materiały dotyczące marki i oferty
Logo to dopiero początek. Brand book, grafiki produktowe, hasła i materiały marketingowe pomagają stworzyć kreatywne stoiska targowe spójne z marką. Nie wszystko musi jednak trafić na ściany. To projektant powinien zdecydować, jak wykorzystać te materiały bez zamieniania stoiska w katalog reklamowy.
Zaplanuj funkcję przestrzeni, zanim powstanie projekt
Projektant może dobrze rozplanować przestrzeń dopiero wtedy, gdy wie, jak będzie używana. Klient nie musi więc projektować układu. Powinien opisać sytuacje, które będą się na stoisku powtarzać każdego dnia.
Określ strefy potrzebne podczas targów
Czy klient powinien sam rozrysować recepcję, magazyn i salę spotkań? Nie. Powinien natomiast powiedzieć, że potrzebuje dwóch równoległych miejsc do rozmów, niewidocznego zaplecza i stanowiska demonstracyjnego.
Zastanów się, jak odwiedzający będą korzystać z przestrzeni
Pomyśl o najbardziej intensywnej godzinie targów. Gdzie czekają goście? Czy osoby oglądające produkt blokują wejście? Czy pracownik może szybko dostać się do magazynu?
Takie scenariusze dają projektantowi znacznie więcej niż prośba o „nowoczesny design”. Pomagają też właściwie dobrać wyposażenie stoiska targowego.
Dopasuj rozwiązanie do warunków konkretnej wystawy
Nawet świetny pomysł nie istnieje w próżni. Powierzchnia, jej położenie w hali oraz regulamin organizatora wyznaczają granice, w których odbywa się budowa stoisk wystawienniczych.
Chcesz częściej widzieć treści BNBN w Google?Dodaj nas do ulubionych źródełUwzględnij wielkość i lokalizację powierzchni
30 m² nie zawsze oznacza te same 30 m². Stoisko szeregowe ma jedną otwartą stronę, narożne dwie, a wyspa cztery. Zmieniają się wejścia, widoczność marki i organizacja przestrzeni. Zabudowa stoisk wystawienniczych musi uwzględniać wszystkie te różnice.
Sprawdź wymagania organizatora wydarzenia
Wysokość konstrukcji, podwieszenia, drogi ewakuacyjne, instalacje czy terminy akceptacji wynikają z regulaminu wydarzenia. Doświadczony producent stoisk targowych powinien sprawdzić je przed produkcją. Dzięki temu późniejszy montaż stoisk targowych nie zaczyna się od rozwiązywania problemów, których można było uniknąć wcześniej.
Przygotuj jasny brief dla wykonawcy
Brief nie ma mówić projektantowi, co ma narysować. Ma dać mu dane potrzebne do przygotowania rozwiązania. Budowa i montaż stoisk targowych mogą być dobrze zaplanowane dopiero wtedy, gdy te informacje są znane wcześniej.
Zbierz najważniejsze informacje w jednym miejscu
Dobry brief może być krótki. Powinien jednak odpowiadać na kilka podstawowych pytań:
- Gdzie i kiedy odbywają się targi?
- Jaka jest powierzchnia i lokalizacja stoiska?
- Co firma chce osiągnąć?
- Kto będzie odwiedzał stoisko?
- Co musi się na nim znaleźć?
- Jakie materiały marki są dostępne?
Ustal budżet, termin i zakres prac
Budżet nie mówi projektantowi, co ma narysować. Określa pole, w którym powinien znaleźć najlepsze rozwiązanie. Termin i zakres prac pokazują natomiast, kto odpowiada za dokumentację, produkcję, transport oraz realizację na hali.
Dopiero wtedy gotowe stoisko targowe może rzeczywiście odpowiadać na potrzeby firmy, zamiast być wynikiem serii domysłów.
Dobry wykonawca powinien wiedzieć jak zbudować stoisko. Klient nie musi wykonywać jego pracy. Musi jednak dostarczyć odpowiedzi na pytania, których żadna zewnętrzna firma nie zna: po co jedziecie na targi, co będzie się tam działo i czego naprawdę potrzebuje Wasz zespół.